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Organisation: Was wir gegen die Überforderung machen können

Organisation: Was wir gegen die Überforderung machen können

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© PeopleImages by iStockphoto

Von Gereon von Ehrenfeld

Wir sind alle überfordert. Ich sage das jetzt mal so, auch wenn ich Dich nicht persönlich kenne. Aber wenn du nur ein bisschen so bist wie die Leute, die ich auf der Straße beobachte, dann bist auch Du überfordert.

Mit all dem, was uns das moderne Leben so zumutet. Mehr Netzwerke, mehr Netzwerken. Mehr Emails, mehr Fotos, mehr Apps. Mehr zu lesen. Mehr zu merken. Das macht das Leben nicht gerade einfacher, auch wenn das ursprünglich mal das Versprechen war.

Wir müssen uns also neu justieren. Schauen, wie wir mit der digitalen Überfrachtung in unserem Leben umgehen können. Die Autorin Julia Hobsbawm hat nun ein Buch zu genau dem Thema geschrieben. Ihre Tipps sind nicht nur schlau, sie sind auch hilfreich – drei davon möchte ich Dir ans Herz legen.

1) Alles aufschreiben

Es gibt immer weniger Menschen, die sich noch handschriftlich Notizen machen. Einkaufslisten, Kalender…alles wird mittlerweile auf dem Smartphone notiert und wenn wir dann doch mal schreiben müssen, tut uns schon nach kurzer Zeit die Hand weh. Wir sind es schlicht nicht mehr gewöhnt. Dabei macht es Sinn, wieder zu handschriftlichen Notizen zurückzukehren. Denn es ist bewiesen, dass wir uns Dinge besser merken, wenn wir sie handschriftlich aufschreiben. Wir können uns nicht nur auf unsere Erinnerung verlassen, aber wenn wir etwas handschriftlich notiert haben, können wir uns viel genauer an die Details erinnern.

2) Einen Ort für alles haben

Klingt schräg, ist aber ein guter Hinweis. Hobsbawm schlägt vor, dass wir uns so organisieren, dass wir auf alles Wichtige schnell zugreifen können. Und das heißt, ganz klassisch, dass alles Wichtige an einem Ort aufbewahrt werden sollte. Das gilt auch für unsere digitale Organisation. Denn es reicht nicht, dass ein Dokument irgendwie auf dem Computer gespeichert ist – wir müssen es auch wieder finden können. Und das kann selbst mit der Suchfunktion manchmal trickreich sein. Es gilt, Ordner anzulegen, die nach Wichtigkeit sortiert sind. Die wichtigsten Dateien sollten dabei immer in einem Order gespeichert werden – alles andere, auch Dokumente, die wir nicht häufig brauchen, sollten weiter unten im Ordnerbaum untergebracht werden. Und, ganz wichtig, dieses System muss permanent gepflegt werden. Wer einmal zu faul ist, eine wichtige Datei gut abzusichern, der wird es bereuen. Garantiert.

3) Kein Multitasking

Wir ahnen es alle, richtig schlimm wird es aber erst, wenn wir uns klar machen, wieviel Zeit wir beim Multitasking verlieren. Und mit Multitasking ist in erster Linie Netzwerken gemeint. Während wir an einer Aufgabe sitzen, scrollen wir durch Emails, durch Instagram und Facebook und verhindern so, dass wir schneller und vor allem besser fertig werden. Es gibt Studien die gezeigt haben, dass wir im Schnitt 23 Minuten brauchen, um uns nach einer solchen Unterbrechung wieder konzentrieren zu können. 23 Minuten! Das ist wahnsinnig lange. Und wenn wir uns eingestehen, dass wir solche Unterbrechungen mehrmals am Tag haben, wird schnell klar, wie uns das bei der Konzentration stört. Daher sollten wir bestenfalls bei wichtigen Aufgaben das Smartphone ausschalten. Ganz ausschalten. Wir können nämlich deutlich weniger gut Multitasking, als wir gemeinhin annehmen.

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